PRIVATLIVSPOLITIK FOR HOUSE OF NEEDLEWORK

Senest opdateret: 7. september 2026

House of Needlework ApS
Vandmanden 12B
9200 Aalborg SV
Danmark

CVR-nr.: 45404366
Telefon: +45 81 65 57 81
E-mail: info@houseofneedlework.com

1. Dataansvarlig

House of Needlework ApS er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside, handler i webshoppen, opretter en konto, er kontaktperson hos en kunde eller samarbejdspartner, kontakter os eller tilmelder dig vores nyhedsbrev.

Denne privatlivspolitik beskriver, hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder du har.

2. Hvilke oplysninger vi indsamler

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

2.1 Oplysninger du giver os ved køb eller kontakt

Når du foretager et køb eller afgiver en ordre, kan vi behandle:

• Navn
• Virksomhedsnavn
• Adresse
• Leveringsadresse
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• CVR-/VAT-nummer
• Faktureringsoplysninger
• Ordre- og leveringsoplysninger
• Korrespondance vedrørende ordren
• Oplysninger om betaling og betalingsstatus

Vi fakturerer efter afsendelse af ordren. Der indtastes derfor ikke kort- eller andre betalingsoplysninger i forbindelse med bestilling på vores hjemmeside.

2.2 Oplysninger ved oprettelse af konto

Når du opretter en konto, kan vi behandle de oplysninger, du selv indtaster, herunder:

• Brugernavn
• E-mailadresse
• Fornavn og efternavn
• Adgangskode i hash’et form
• Virksomhedsnavn
• Land
• CVR-/VAT-nummer
• Telefonnummer
• Faktureringsmail
• Adresse
• Postnummer og by
• Konto- og loginoplysninger

Oplysningerne bruges til at administrere din konto, identificere dig som bruger og sikre korrekt ordrebehandling, fakturering og levering.

2.3 Oplysninger ved kontakt og kundeservice

Hvis du er kontaktperson hos en virksomhed, der handler med eller samarbejder med House of Needlework ApS, kan vi behandle:

• Navn
• Stilling eller funktion
• Virksomhedsnavn
• Arbejdsrelateret e-mailadresse
• Telefonnummer
• Korrespondance
• Oplysninger om virksomhedens kundeforhold, ordrer og aftaler

Oplysningerne anvendes til at administrere vores erhvervsrelation, gennemføre ordrer og aftaler samt kommunikere med virksomheden.

2.4 Kundeservice og øvrig kontakt

Når du kontakter os via e-mail, telefon, kontaktformular eller på anden måde, behandler vi de oplysninger, du giver os, samt de oplysninger, der er nødvendige for at besvare og håndtere din henvendelse.

Vi beder dig om ikke at sende følsomme eller andre særligt beskyttede personoplysninger til os, medmindre det er nødvendigt.

Hvis vi modtager sådanne oplysninger uden at have behov for dem, vil vi som udgangspunkt slette dem, når de ikke er nødvendige for håndteringen af henvendelsen.

2.5 Nyhedsbreve og elektronisk markedsføring

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, kan vi behandle:

• E-mailadresse
• Virksomhedsnavn
• Telefonnummer
• For- og efternavn, hvis du har oplyst det
• Oplysninger om dit samtykke, herunder tidspunkt for tilmelding og eventuel framelding

Vi sender kun elektronisk markedsføring, når vi har et gyldigt grundlag herfor efter gældende markedsføringsregler.

Du kan til enhver tid framelde dig via afmeldingslinket i vores e-mails eller ved at kontakte os.

2.6 Tekniske oplysninger, cookies og lignende teknologier

Når du besøger vores hjemmeside, kan vi behandle tekniske oplysninger, herunder:

• IP-adresse
• Browsertype
• Enhedstype
• Operativsystem
• Tidspunkt for besøg
• Tekniske logoplysninger
• Oplysninger indsamlet via cookies og lignende teknologier

Vi anvender teknisk nødvendige cookies og lignende teknologier til blandt andet drift, login, indkøbskurv, sikkerhed og andre nødvendige funktioner på hjemmesiden.

Cookies og lignende teknologier til eksempelvis statistik, analyse, personalisering eller markedsføring anvendes kun, når der foreligger det nødvendige samtykke.

Du kan se og ændre dine valg via vores cookieindstillinger. Her kan du også finde nærmere oplysninger om de enkelte cookies og teknologier, deres formål, udbydere og opbevaringsperioder.

2.6 Oplysninger fra andre

I visse tilfælde kan vi modtage personoplysninger fra andre end dig selv, eksempelvis:

• Din arbejdsgiver eller den virksomhed, du repræsenterer
• En kollega hos samme virksomhed
• Betalings- og fragtleverandører i forbindelse med en ordre
• Offentligt tilgængelige virksomhedsregistre, når det er nødvendigt for at verificere virksomhedsoplysninger

Vi behandler kun sådanne oplysninger, når vi har et relevant og lovligt formål.

3. Formålene med behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

• Oprettelse og administration af kundekonti
• Modtagelse, behandling og levering af ordrer
• Fakturering og betalingsadministration
• Administration af kunderelationer og erhvervssamarbejder
• Kundeservice og kommunikation
• Håndtering af reklamationer, returneringer og øvrige henvendelser
• Overholdelse af bogførings-, skatte-, moms- og anden lovgivning
• Nyhedsbreve og elektronisk markedsføring, når der foreligger et gyldigt grundlag
• Drift, vedligeholdelse og sikkerhed af hjemmesiden og vores IT-systemer
• Forebyggelse og håndtering af misbrug, sikkerhedshændelser og svindel
• Dokumentation og håndtering af eventuelle retskrav
• Overholdelse af øvrige retlige forpligtelser

4. Retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger på følgende retsgrundlag:

4.1 Opfyldelse af kontrakt – GDPR artikel 6, stk. 1, litra b

Vi anvender dette grundlag, når behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med den person, oplysningerne vedrører.

Det kan eksempelvis være relevant ved køb foretaget af en enkeltmandsvirksomhed eller anden situation, hvor den registrerede selv er part i aftalen.

4.2 Retlig forpligtelse – GDPR artikel 6, stk. 1, litra c

Vi behandler oplysninger, når det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, eksempelvis efter:

• Bogføringslovgivningen
• Skatte- og momslovgivningen
• Andre regler, som House of Needlework ApS er underlagt

4.3 Legitim interesse – GDPR artikel 6, stk. 1, litra f

Vi kan behandle personoplysninger på baggrund af en interesseafvejning, når det er nødvendigt for vores legitime interesser, og dine interesser eller grundlæggende rettigheder ikke går forud herfor.

Vores legitime interesser kan blandt andet være:

• At administrere relationer til erhvervskunder og samarbejdspartnere
• At kommunikere med kontaktpersoner hos virksomheder
• At yde kundeservice
• At administrere kundekonti
• At sikre og drive vores hjemmeside og IT-systemer
• At forebygge misbrug og svindel
• At dokumentere aftaler, korrespondance og relevante hændelser
• At fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav, når det konkret er nødvendigt

4.4 Samtykke – GDPR artikel 6, stk. 1, litra a

Vi anvender samtykke som behandlingsgrundlag, når det er relevant, eksempelvis i forbindelse med visse cookies og lignende teknologier.

Hvis en behandling er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget inden tilbagetrækningen.

5. Er det nødvendigt at give os oplysningerne?

Visse personoplysninger er nødvendige, hvis du ønsker at oprette en konto, afgive en ordre eller indgå en aftale med os.

Det gælder eksempelvis navn, virksomhed, kontaktoplysninger, faktureringsoplysninger og leveringsadresse.

Hvis de nødvendige oplysninger ikke gives, kan vi muligvis ikke oprette din konto, gennemføre ordren, levere Varerne eller opfylde den pågældende aftale.

Det er frivilligt at give samtykke til nyhedsbreve og ikke-nødvendige cookies.

6. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere, end det er nødvendigt for det formål, oplysningerne er indsamlet til, medmindre længere opbevaring følger af lovgivningen.

6.1 Ordrer, fakturaer og regnskab

Regnskabsmateriale, herunder relevante ordre- og fakturaoplysninger, opbevares som udgangspunkt i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringsloven.

Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt som følge af anden lovgivning eller en konkret verserende sag.

6.2 Kundekonti

Kontooplysninger opbevares, så længe kontoen er aktiv, eller så længe oplysningerne er nødvendige for at administrere kundeforholdet.

Når en konto ikke længere er nødvendig, slettes eller anonymiseres personoplysningerne, medmindre oplysninger fortsat skal opbevares til eksempelvis bogføring, dokumentation eller andre lovlige formål.

6.3 Kundeservice og korrespondance

Henvendelser og korrespondance opbevares, så længe det er nødvendigt for at behandle sagen og eventuelt efterfølgende dokumentere det relevante forhold.

Når oplysningerne ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres de.

6.4 Nyhedsbreve

Oplysninger, der anvendes til udsendelse af nyhedsbreve, behandles, indtil du framelder dig, eller indtil vi på anden måde ikke længere har et lovligt grundlag for behandlingen.

Vi kan i nødvendigt omfang opbevare dokumentation for et tidligere samtykke eller en framelding i en begrænset periode, hvis dette er nødvendigt for at dokumentere overholdelse af gældende regler.

6.5 Tekniske oplysninger og cookies

Opbevaringsperioden afhænger af den enkelte cookie, logfil eller teknologi. Nærmere oplysninger om cookies og deres levetid fremgår af vores cookieindstillinger/cookiedeklaration.

7. Modtagere, leverandører og databehandlere

Vi videregiver eller overlader kun personoplysninger til eksterne parter, når det er nødvendigt for de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik, eller når det følger af lovgivningen.

Vi anvender blandt andet leverandører inden for:

• Hosting og IT-drift
• Webshop- og kontofunktioner
• E-mail og systemmeddelelser
• Nyhedsbreve og e-mailmarkedsføring, herunder Klaviyo
• Betalingsformidling
• Fragt og levering
• Fakturering, regnskab og bogføring
• Moms- og VAT-validering
• Teknisk support og sikkerhed

Vores hjemmeside og webshop anvender blandt andet WordPress og WooCommerce samt tilknyttede tekniske løsninger.

Vores hosting leveres af Simply.

Nogle leverandører behandler personoplysninger på vores vegne som databehandlere. Når dette er tilfældet, indgår vi de nødvendige databehandleraftaler og sikrer, at oplysningerne kun behandles efter vores instruks.

Andre modtagere, eksempelvis visse betalingsudbydere, fragtfirmaer, banker, revisorer eller offentlige myndigheder, kan være selvstændigt dataansvarlige for deres behandling. Deres behandling er i sådanne tilfælde underlagt deres egne privatlivspolitikker og retlige forpligtelser.

8. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Nogle af vores leverandører eller deres underleverandører kan behandle personoplysninger i lande uden for EU/EØS.

Når personoplysninger overføres til et tredjeland, sikrer vi, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR.

Dette kan eksempelvis være:

• En afgørelse fra EU-Kommissionen om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau
• EU-U.S. Data Privacy Framework, når den relevante amerikanske modtager er omfattet heraf
• EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (Standard Contractual Clauses – SCC)
• Et andet lovligt overførselsgrundlag efter GDPR

Hvor det er nødvendigt, vurderer vi desuden, om der skal træffes supplerende foranstaltninger for at beskytte oplysningerne.

9. Automatiske afgørelser

House of Needlework ApS træffer ikke afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, og som har retsvirkning for dig eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt.

10. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Rettighederne gælder afhængigt af den konkrete behandling og det anvendte retsgrundlag.

Du har blandt andet ret til:

• At få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• At få urigtige oplysninger rettet
• I visse tilfælde at få dine oplysninger slettet
• I visse tilfælde at få behandlingen begrænset
• I visse tilfælde at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført til en anden dataansvarlig
• At gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på GDPR artikel 6, stk. 1, litra f
• At trække et samtykke tilbage, når behandlingen er baseret på samtykke

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring. Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, vil personoplysningerne ikke længere blive behandlet til dette formål.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på:

info@houseofneedlework.com

Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at sikre, at en anmodning kommer fra den rette person.

11. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til først at kontakte os.

Du har også ret til at klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Danmark

www.datatilsynet.dk.

12. Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod hændeligt eller ulovligt tab, ændring, offentliggørelse, misbrug eller adgang fra uvedkommende.

Foranstaltningerne kan blandt andet omfatte:

• Krypteret forbindelse til hjemmesiden
• Adgangskontrol
• Begrænset medarbejderadgang
• Løbende vedligeholdelse og opdatering af systemer
• Sikker hosting og teknisk drift
• Begrænsning af adgangen til personoplysninger efter arbejdsbehov

Sikkerhedsforanstaltningerne tilpasses løbende efter behandlingens karakter, omfang og risici.

13. Cookies

Vi anvender cookies og lignende teknologier på vores hjemmeside.

Teknisk nødvendige cookies kan anvendes uden samtykke, når de er nødvendige for at levere en funktion eller tjeneste, som brugeren har anmodet om.

Andre cookies og lignende teknologier anvendes i overensstemmelse med dine valg i vores samtykkeløsning.

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit cookievalg tilbage via vores cookieindstillinger.

Nærmere oplysninger om de konkrete cookies, udbydere, formål og opbevaringsperioder findes i vores cookiedeklaration/cookieindstillinger.

14. Ændringer i privatlivspolitikken

Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik, eksempelvis hvis vores behandling af personoplysninger ændres, hvis vi tager nye systemer i brug, eller hvis lovgivningen ændres.

Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

Datoen øverst på siden viser, hvornår privatlivspolitikken senest er blevet opdateret.